Política de privacidad

DATOS PERSONALES

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que CANNAXIA LAB SAS. en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste. Se hará uso de los datos personales únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Tratamiento de los datos y su finalidad” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.


1. Datos de identificación del responsable del tratamiento:

Nombre: CANNAXIA LABS SAS
Dirección y Domicilio: Calle 35 # 46 – 34. Medellín, Antioquia.
Teléfono: (574) 408 8134
Correo: servicioalcliente@cannaxialabs.com
Portal web: www.cannaxialabs.com

 

2. Definiciones:

Para efectos de cumplimiento y ejecución de los procedimientos establecidos en la presente

política, se toman en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, teles como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen


3. PRINCIPIOS

De conformidad con la ley, CANNAXIA LABS SAS actuará en toda recopilación, manejo y eliminación de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:

Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.

Finalidad: Se informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legitima de acuerdo con la constitución y la ley.

Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá CANNAXIA LABS SAS con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial.

Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: CANNAXIA LABS SAS garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.

Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que se dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.

Seguridad: La información sujeta a tratamiento, será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

4. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y SU FINALIDAD:

Los datos serán utilizados por CANNAXIA LABS SAS para el desarrollo de su objeto social y la relación contractual que lo vincula con el Titular de los Datos Personales, en caso de existir. Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Está prohibido el uso de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.

 

4.2   VIDEO VIGILANCIA

CANNAXIA LABS SAS utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.


4.3 FINALIDAD

Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por CANNAXIA LABS SAS son las siguientes:

  • Prestación de los servicios ofrecidos.
  • Ejecución de los contratos suscritos.
  • Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales
  • Servicio al cliente y mercadeo.
  • Envío de información relacionada con la relación contractual.
  • Registro de información estadística de clientes.
  • Registro de información de proveedores.
  • Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
  • Enviar información sobre nuevos productos y servicios, o sobre modificaciones de los mismos.
  • Enviar información comercial, publicitaria o promocional a través de correo físico o electrónico, dispositivos móviles y cualquier otro medio análogo o digital de comunicación, creado o por crearse; acerca de productos y servicios, eventos, campañas y promociones de carácter comercial o publicitario, adelantados por CANNAXIA LABS SAS.
  • Evaluar la calidad de los servicios prestados y de la satisfacción de los clientes.
  • Aportar información a los procesos de auditoría interna.
  • Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, con CANNAXIA LABS SAS.
  • Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral y realizar todos los trámites necesarios ante las autoridades, tales como, ante el Sistema de Seguridad Social, la ARL, La Caja de Compensación, la EPS y los Fondos de Pensiones y Cesantías.
  • Realizar trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales–DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
  • Asuntos que sean requeridos por el Área Administrativa y de Recursos Humanos de CANNAXIA LABS SAS, dentro de los cuales es posible enunciar la identificación plena del trabajador, archivo y manejo de sus datos de contacto, de la información profesional y académica del trabajador, entre otros.
  • Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de CANNAXIA LABS SAS.
  • Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales se relacionan Los empleados y sus familiares con CANNAXIA LABS SAS.
  • Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de CANNAXIA LABS SAS.
  • Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
  • Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que CANNAXIA LABS SAS legítimamente disponga.

Si CANNAXIA LABS SAS no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

El Responsable o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

 

5. AUTORIZACIÓN.

El Tratamiento de Datos Personales realizado por CANNAXIA LABS SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. CANNAXIA LABS SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular o representantes legitimados.


5.1 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que CANNAXIA LABS SAS recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

  1. El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
  2. La finalidad del tratamiento de los datos;
  3. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.
  4. Si se recopilan Datos Sensibles.
  5. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.


5.2 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a CANNAXIA LABS SAS la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, CANNAXIA LABS SAS no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.


6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

CANNAXIA LABS SAS, garantiza al titular de datos personales y de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CANNAXIA LABS para el tratamiento de sus datos personales.
  3. Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

CANNAXIA LABS SAS será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal. Para la atención de los titulares, CANNAXIA LABS SAS determina que el área administrativa será la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos que estos formulen. Para tal efecto, el titular de datos personales o quien ejerza su representación podrá enviarlos al correo electrónico servicioalcliente@cannaxialabs.com, o radicarlos en nuestras oficinas ubicadas en Medellín


8. PROCEDIMIENTO PARA ACCESO Y CONSULTA.

El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de CANNAXIA LABS SAS, para lo cual deberán formular la correspondiente petición por escrito y radicarla ante el representante encargado de CANNAXIA LABS SAS de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:00 p.m., en la Calle 35 # 46 – 34 del municipio de Medellín.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


9. PROCEDIMIENTO PARA PRESENTAR RECLAMOS.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de CANNAXIA LABS SAS. debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando identifiquen el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo ante CANNAXIA LABS SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud radicada en CANNAXIA LABS SAS de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:00 p.m., en la Calle 35 # 46 – 34 del municipio de Medellín.
  2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
  3. La solicitud debe contener la siguiente información:
    • La identificación del Titular
    • Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
    • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
    • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
    • Los documentos que se quiera hacer valer.
    • Firma, número de identificación y huella.
  4. Si el reclamo resulta incompleto, L y F Ltda. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  6. Una vez recibido el reclamo completo, se considerará como “En Tramite” y este estado deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  7. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.


10. SUPRESIÓN DE DATOS.

El Titular tiene el derecho a solicitarle a CANNAXIA LABS SAS la eliminación de sus datos personales cuando:

  • Considere que sus datos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CANNAXIA LABS SAS.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.


11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

CANNAXIA LABS SAS garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y CANAXIA LABS SAS no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.


12. VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Cuando se cumplan estas condiciones, CANNAXIA LABS SAS informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.